⬅️ Retour à la formation générale: Sponsoring 101 - Le Guide de l’Expert
Avant le rendez-vous, préparez vos éléments clés:
Votre objectif minimum - En-dessous de quel montant/prestations vous refusez le partenariat?
Votre objectif idéal - Ce que vous visez réellement.
Vos marges de manœuvre - Quelles concessions pouvez-vous faire? (upgrader le package, offrir des prestations supplémentaires, réduire légèrement le prix).
Leurs motivations - Pourquoi cherchent-ils à sponsoriser? (recrutement, visibilité, RSE, networking).
💡 Règle d’or: Ne jamais accepter ou promettre quoi que ce soit par écrit ou oral sans validation du comité. Utilisez systématiquement: « Je dois en référer au comité avant de confirmer. »
Un partenariat réussi repose sur l’alignement des objectifs mutuels. Posez les bonnes questions:
Questions clés à poser:
Leurs motivations typiques:
1. Périmètre - Package choisi, liste exhaustive des prestations, durée du partenariat, exclusivité sectorielle.
2. Engagements - Vous: prestations précises avec dates (ex: « 3 posts Instagram le [Date1], [Date2], [Date3] » pas « visibilité réseaux sociaux »). Sponsor: paiement selon échéancier, fourniture matériel (logo HD, rollup), respect de votre charte graphique.
3. Termes financiers - Prix total, échéancier (recommandé: 50% signature + 50% 1 mois avant événement), méthode de paiement, TVA.
Options si négociation sur le prix:
4. Conditions de sortie - Annulation événement (remboursement selon délai), matériel non fourni (deadline 3-4 semaines avant), prestation non honorée (compensation/avoir), rupture anticipée (préavis).
💡 Astuces
Démarcher en Q4 - Les entreprises débloquent les budgets sponsors en fin d’année fiscale (nov-déc).
Commencer par les points faciles - Trouvez d’abord un terrain d’entente sur la vision commune, les objectifs partagés et les prestations faciles avant d’attaquer les points de négociation. Cela crée une dynamique de pied-dans-la-porte. Freedman & Fraser (1966)
En général, ne pas donner une concession sans rien demander en retour.
« Si on descend à 6’000 CHF, signez-vous cette semaine avec paiement 100% à signature? ».
Le responsable sponsoring mène la négociation. L’équipe varie selon le montant:
| Montant | Équipe de Négociation |
|---|---|
| < 5’000 CHF | Responsable·s sponsoring seul·e·s éventuellement Trésorier·ère |
| > 5’000 CHF | Responsable·s sponsoring + Président·e ou Trésorier·ère |
À chaque avancée de la négociation, prenez des notes écrites !
Par email après la réunion:
"Bonjour [Prénom],
Suite à notre échange de ce jour, voici ce que nous avons convenu (sous réserve de validation finale du comité):
- Package: Gold personnalisé
- Montant: 6’500 CHF TTC
- Prestations incluses: [Liste]
- Prestation retirée: Aftermovie
- Prestation ajoutée: Post LinkedIn dédié
- Paiement: 50% à signature, 50% avant le [Date]
Merci de confirmer que cela correspond bien à notre discussion. Je reviens vers vous d’ici vendredi avec la version finale du contrat.
Cordialement,
[Prénom]"
Pourquoi c’est crucial: Évite les malentendus + professionnalisme !
ℹ️ Prochaine étape
L’accord sur les termes est trouvé. Formalisez maintenant ce partenariat par écrit.