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Un dossier de sponsoring est votre outil de vente principal. Il doit être suffisamment convaincant pour qu’un décideur comprenne en quelques minutes pourquoi investir dans votre événement est une opportunité stratégique.
Les étapes consistent à définir:
⛔ Attention: Votre dossier de sponsoring doit toujours etre validé par le Pole Emploi de l’EPFL, actuellement Centre d’Employabilité et de Développement (CED), anciennement Centre de Compétence Transversales et de Carrière (CCTC).
Éléments essentiels:
Exemple NDLM: Couverture épurée avec gradient, titre stylisé « LA NUIT de la MAGISTRALE », et mention de l’association reconnue par l’EPFL.
💡 Pro Tip: La couverture doit être visuellement impactante mais épurée. C’est votre première impression.
Structure recommandée en 5 sections:
💡 Pro Tip: Une table des matières claire permet au lecteur de naviguer rapidement vers ce qui l’intéresse.
À inclure obligatoirement:
Votre organisation - Historique, mission, statut légal (association reconnue, etc.), valeurs et engagement.
Le contexte - Pourquoi ce projet existe, son importance pour votre communauté, historique des éditions précédentes.
Exemple NDLM:
« Out of all the events that bring the EPFL campus to life, La Nuit de la Magistrale is undoubtedly the one that stirs the most emotion. Conceived and organized by our dedicated committee, this event is a refined version of the EPFL graduation ball. Since its transformation, the event has become a cherished tradition and a highlight of student life at EPFL. »
Clé du succès : Créez une connexion émotionnelle avant de parler d’argent. Le sponsor doit comprendre la mission, pas juste voir des chiffres.
Structure narrative recommandée : Hook émotionnel (l’importance de votre projet) → Historique (d’où vous venez, pourquoi ça existe) → Mission (ce que vous offrez à votre communauté) → Légitimité (votre statut, vos partenaires, votre crédibilité).
Adaptez le format de présentation selon la nature de votre activité:
Événement ponctuel (Nuit de la Magistrale, gala, festival, compétition) → Utilisez une timeline chronologique avec horaires, nombre de participants et activités principales.
Projet long terme (Rocket Team, recherche, développement technologique) → Présentez les jalons et phases avec durées, livrables et moments de visibilité pour le sponsor.
Activité récurrente (magazine mensuel, club étudiant, programme de mentorat) → Créez un tableau listant la fréquence, le type d’activité, le public touché et la portée.
Association permanente (AGEPoly, etc.) → Proposez une vue d’ensemble annuelle synthétisant vos activités avec statistiques globales.
Éléments essentiels à inclure (quel que soit le format) :
⚠️ Important : Le sponsor doit visualiser rapidement qui vous touchez, combien de personnes, et quand pour évaluer son retour sur investissement.
C’est LA section cruciale. Vendez la valeur, pas l’événement.
Exemple NDLM:
Une phrase qui résume pourquoi c’est une opportunité unique.
« A unique opportunity to make a lasting impression on the new generation of EPFL engineers. October 4th, 2025, is a day that embodies the very values of an EPFL education — prestigious, ambitious and powered by meaningful connections. »
Donnez des informations sur votre écosystème:
Objectif: Le sponsor doit comprendre qu’il accède à quelque chose d’unique, à vous de trouver votre quelque chose.
Structure recommandée en 3 niveaux :
La structure à trois tiers (Bronze/Argent/Or ou Silver/Gold/Platinum) est la plus efficace car elle offre un choix clair sans surcharger le sponsor de trop d’options.
| Niveau | Positionnement | Progression |
|---|---|---|
| Niveau 1 | Visibilité de base, accessible | Point d’entrée abordable |
| Niveau 2 | Visibilité premium + avantages expérientiels | Valeur intermédiaire (×2 à ×3 du niveau 1) |
| Niveau 3 | Partenariat stratégique complet | Offre exclusive (×2 du niveau 2) |
Principe de construction : Chaque niveau supérieur inclut tous les avantages du précédent + des prestations exclusives supplémentaires. Cette structure cumulative simplifie la lecture et valorise l’investissement.
Votre responsabilité : créer les prestations
C’est à vous d’inventer et de détailler vos prestations, pas au sponsor. Les sponsors n’ont ni le temps ni la connaissance de votre événement pour imaginer ce que vous pouvez leur offrir. Proposez un menu clair et complet de contreparties concrètes.
Catégories de prestations à inclure :
Fixer les prix justes
Le prix de chaque package doit refléter la valeur réelle de ce que vous offrez. Évaluez la portée (nombre de personnes touchées), la durée de visibilité, le prestige du contexte et les opportunités de networking pour justifier vos tarifs.
Psychologie du Prix en Sponsoring
Le choix de la forme de vos prix influence fortement la perception du partenariat:
Prix ronds (3’000 CHF, 7’000 CHF, 15’000 CHF) - Privilégiez-les pour le sponsoring B2B car ils facilitent le traitement émotionnel de la décision . Un prix rond est perçu comme transparent, honnête et premium. Il simplifie aussi les discussions en comité et la mémorisation. Wadhwa, M., & Zhang, K. (2015)
Prix en .99 ou rompus (2’999 CHF, 6’990 CHF) - À éviter en contexte de partenariat stratégique car ils activent un traitement analytique et sont associés aux promotions ou aux bonnes affaires. Ils peuvent dévaloriser votre positionnement et donner une impression de négociation au rabais.Wadhwa, M., & Zhang, K. (2015)
L’effet d’ancrage - Présentez toujours vos packages du moins cher au plus cher, ou inversement du plus prestigieux au plus accessible selon votre stratégie. Le premier prix présenté devient l’ancre psychologique qui influence la perception des suivants.
Prix Contrastés - L’écart entre vos niveaux doit être suffisamment marqué (multiplication par ~2) pour que chaque tier soit clairement différencié et justifié. Un sponsor hésite moins quand il voit clairement la valeur ajoutée du niveau supérieur.
💡 Pro Tip : Mentionnez toujours la possibilité de packages sur mesure pour les sponsors ayant des besoins spécifiques ne correspondant pas aux tiers standards.
ℹ️ Prochaine étape
Vous avez un dossier solide et attrayant. Passez maintenant à l’identification de vos cibles !