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La signature du contrat n’est que le début. Tenir vos engagements est crucial pour la réputation et le renouvellement.
Immédiatement après la signature, informez toutes les équipes concernées (pôle communication, logistique, IT etc.)
Créez une fiche de suivi pour chaque sponsor avec:
Utilisez ce template pour centraliser le suivi: 📊 Template - Suivi Contreparties
Programmez des rappels automatiques:
Assurez-vous que toutes les prestations sponsoring se déroulent comme prévu - matériel correctement installé (rollups, kakémonos), staff portant les t-shirts avec logo, places VIP réservées avec accueil personnalisé du sponsor.
Documentez tout - prenez minimum 10-15 photos haute résolution avec logo visible, capturez des screenshots si le logo est projeté, filmez le remerciement verbal du sponsor pendant les discours.
Désignez un « ambassadeur sponsor » - si le représentant du sponsor est présent physiquement. Cette personne doit l’accueillir à son arrivée, le présenter à l’équipe, lui faire visiter les lieux, le connecter aux autres sponsors pour du networking, et rester disponible pour répondre à ses questions tout au long de l’événement. Idéalement, les responsables sponsoring en ont la charge.
✅ Phase 2 terminée: Concrétiser
L’événement s’est bien déroulé et toutes les prestations ont été livrées. Il est temps de remercier vos sponsors et de cultiver la relation.