¶ 🧾 Créer une Note de Frais sur Odoo
Vous avez payé quelque chose pour l’association avec votre propre argent et souhaitez être remboursé ? Voici la marche à suivre !
Rendez-vous sur odoo.agepoly.ch, puis naviguez dans Comptabilité > Notes de Frais et cliquez sur Créer.
¶ 1. Informations du bénéficiaire et du paiement
- Bénéficiaire : Recherchez la personne à rembourser (souvent un membre ou vous-même) en tapant son « Prénom Nom ».
- Si la personne n’existe pas : Tapez son Prénom et Nom, et choisissez l’option Créer et modifier qui apparaît. Sélectionnez « Particulier », remplissez les informations nécessaires, puis cliquez sur Sauver. Super, vous avez créé votre premier bénéficiaire !
- Titre : Il doit décrire clairement vos achats et le contexte (ex: Achat de décoration pour la soirée de rentrée).
- Compte bancaire destinataire : C’est le compte sur lequel l’argent sera viré. Cliquez dessus et utilisez un IBAN existant si possible.
- Créer un nouvel IBAN : Tapez le numéro IBAN dans le champ et cliquez sur Créer et modifier. Remplissez le numéro de compte, la Banque (qui correspond au BIC), et la devise (CHF, EUR, etc.). Pensez à vérifier que l’adresse de votre bénéficiaire est bien renseignée !
¶ 2. Sauvegarde et ajout du justificatif
Une fois ces premières étapes terminées :
- Cliquez sur Sauver.
- Sur la droite de l’écran, cliquez sur le petit trombone 📎 pour uploader (téléverser) votre justificatif de paiement numérisé.
⚠️ Attention : Aucun remboursement ne sera effectué sans un justificatif conforme et lisible joint à la demande.
¶ 3. Détails comptables
Maintenant que le document est sauvegardé et le justificatif attaché, cliquez sur Éditer pour remplir les détails :
- Date comptable : C’est la date du paiement (celle inscrite sur votre ticket de caisse). Remplissez-la !
- Devise : Par défaut en CHF. Si la dépense et le remboursement se font dans une autre devise, changez-la.
- Operating Unit : Sélectionnez le nom de votre commission ou de votre équipe AGEPoly.
¶ 4. Ajouter les lignes de facture
Cliquez sur Ajouter une ligne de facture. Cette étape sert à détailler vos achats. Vous devez regrouper mentalement les montants de votre ticket selon plusieurs critères (regardez le bas de votre ticket pour vous aider).
- Libellé : Utilisez ce champ pour décrire précisément le contenu de la ligne d’achat. Au lieu de laisser une référence générique, indiquez explicitement la nature de la dépense, par exemple : « Nourriture pour l’apéro », « Location de matériel sono » ou « Boissons événement ».
¶ Comment classer vos achats ?
- Par Compte : Séparez les achats selon leur nature. Par exemple : une entrée de cinéma va dans le compte Frais d’activitées, du popcorn dans le compte Achat de nourriture et de boissons non-alcoolisées, et un marteau dans le compte Achat de matériel.
- Par Taxes : Séparez les articles taxés à 2.6% de ceux taxés à 8.1%.
- Comptes analytiques : Ce sont des sous-comptes de votre compte principal permettant de classer vos dépenses. Sélectionnez le ou les comptes correspondants à votre commission/projet.
💡 Retrouvez la page détaillée ici : Plan comptable
¶ Saisie des prix et des taxes
Lors du choix de la taxe dans Odoo, faites attention aux abréviations :
- Incl. TN ou Incl. TR : Le prix que vous allez rentrer comprend déjà les taxes à l’intérieur.
- TN ou TR : Les taxes vont être ajoutées par-dessus le prix que vous allez entrer.
Vérification finale : Rentrez vos prix en conséquence. Vérifiez que le montant des taxes calculé par Odoo et le résultat final correspondent parfaitement à votre ticket de caisse.
¶ ⚖️ Ajustement des arrondis (TVA)
Il arrive parfois que le montant total calculé par Odoo diffère de quelques centimes par rapport à votre facture réelle. C’est normal : les entreprises arrondissent souvent leurs calculs de TVA différemment.
Si le résultat final ne correspond pas au centime près :
- Ajoutez une nouvelle ligne de facture.
- Libellé : Inscrivez « Arrondi » ou « Correction TVA ».
- Compte : Sélectionnez le compte Arrondi.
- TVA : Laissez ce champ vide (pas de taxe sur cette ligne).
- Montant : Saisissez la différence (positive ou négative) nécessaire pour que le Total TTC d’Odoo soit identique à celui de votre document.
- Unités : Conservez l’Operating Unit et le Compte Analytique identiques aux autres lignes.
💡 Cette étape est indispensable pour que la comptabilité soit exacte et que votre remboursement ou paiement soit validé sans erreur.
¶ 🚀 Finalisation et Envoi
Une fois que toutes les informations sont saisies et que les montants correspondent parfaitement à votre justificatif :
- Cliquez sur le bouton Sauver en haut à gauche pour enregistrer vos modifications.
- Cliquez ensuite sur Demander validation (ou Soumettre).
Votre demande est alors envoyée aux vérificateurs de l’AGEPoly, qui feront leur possible pour la valider au plus vite ! N’oubliez pas que ce sont des étudiants, tout comme vous 