¶ 📑 Saisir une Facture Fournisseur sur Odoo
Vous avez reçu une facture d’une entreprise ou d’un prestataire que l’AGEPoly doit payer, ou que vous avez déjà payée avec une carte de l’association ? Voici la marche à suivre !
Rendez-vous sur odoo.agepoly.ch, puis naviguez dans Comptabilité > Factures Fournisseurs et cliquez sur Créer.
¶ 1. Informations du fournisseur et du paiement
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Fournisseur : Contrairement aux notes de frais, il s’agit ici généralement du nom d’une entreprise (ex: Migros). Recherchez-la dans le menu déroulant.
- Si l’entreprise n’existe pas : Tapez son nom, et choisissez l’option Créer et modifier qui apparaît. Sélectionnez « Société » (ou « Particulier » si c’est un indépendant), remplissez les informations nécessaires, puis cliquez sur Sauver.
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Titre : Il doit décrire clairement vos achats et le contexte (ex: Achat de nourriture pour le barbecue de fin d’année).
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Référence du paiement : Remplissez ce champ si la facture comporte une référence spécifique pour le paiement (très important dans le cas d’un paiement via une QR-facture).
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Mode de paiement :
- Sélectionnez Carte bancaire si le paiement a déjà été effectué avec une carte de l’association.
- Sélectionnez Virement bancaire si le paiement doit être fait par l’AGEPoly après la validation de cette facture.
¶ 2. Sauvegarde et ajout du justificatif
Une fois ces premières informations remplies :
- Cliquez sur Sauver.
- Sur la droite de l’écran, cliquez sur le petit trombone 📎 pour uploader (téléverser) la facture originale ou le ticket de caisse.
⚠️ Attention : Le paiement ne pourra pas être validé ou effectué sans un document justificatif conforme attaché à la facture Odoo.
¶ 3. Détails bancaires et dates
Maintenant que le document est sauvegardé et attaché, cliquez sur Éditer pour compléter les informations :
- Compte bancaire destinataire : C’est l’IBAN sur lequel l’argent doit être envoyé. Cliquez dessus et utilisez un IBAN existant si la bonne option est proposée.
- Créer un nouvel IBAN : Tapez le numéro IBAN indiqué sur la facture dans le champ et cliquez sur Créer et modifier. Remplissez le numéro de compte, la Banque (qui correspond au BIC), et la devise (CHF, EUR, etc.). Pensez à vérifier que l’adresse du fournisseur est bien renseignée !
- Date de facturation & Date comptable : Elles sont quasiment tout le temps identiques. Il s’agit de la date inscrite sur la facture ou le ticket.
- Date d’échéance : Très utile pour les paiements par virement, elle permet de fixer la date limite à laquelle l’AGEPoly doit payer le fournisseur pour ne pas être en retard. Cette date est normalement indiquée sur la facture reçue.
- Operating Unit : Sélectionnez le nom de votre commission ou de votre équipe AGEPoly.
¶ 4. Ajouter les lignes de facture
Cliquez sur Ajouter une ligne de facture. Vous devez détailler les achats inscrits sur la facture.
- Libellé : Utilisez ce champ pour décrire précisément le contenu de la ligne d’achat. Au lieu de laisser une référence générique, indiquez explicitement la nature de la dépense, par exemple : « Nourriture pour l’apéro », « Location de matériel sono » ou « Boissons événement ».
¶ Comment classer vos achats ?
- Par Compte : Séparez les achats selon leur nature. Par exemple : une entrée de cinéma va dans le compte Frais d’activitées, du popcorn dans le compte Achat de nourriture et de boissons non-alcoolisées, et un marteau dans le compte Achat de matériel.
- Par Taxes : Séparez les articles taxés à 2.6% de ceux taxés à 8.1%.
- Comptes analytiques : Ce sont des sous-comptes de votre compte principal permettant de classer vos dépenses. Sélectionnez le ou les comptes correspondants à votre commission/projet.
💡 Retrouvez la page détaillée ici : Plan comptable
¶ Saisie des prix et des taxes
Lors du choix de la taxe dans Odoo, faites attention aux abréviations :
- Incl. TN ou Incl. TR : Le prix que vous allez rentrer comprend déjà les taxes à l’intérieur.
- TN ou TR : Les taxes vont être ajoutées par-dessus le prix que vous allez entrer.
Vérification finale : Rentrez vos montants en conséquence. Vérifiez impérativement que le montant des taxes calculé par Odoo et le résultat final (Total) correspondent parfaitement à la facture reçue.
¶ ⚖️ Ajustement des arrondis (TVA)
Il arrive parfois que le montant total calculé par Odoo diffère de quelques centimes par rapport à votre facture réelle. C’est normal : les entreprises arrondissent souvent leurs calculs de TVA différemment.
Si le résultat final ne correspond pas au centime près :
- Ajoutez une nouvelle ligne de facture.
- Libellé : Inscrivez « Arrondi » ou « Correction TVA ».
- Compte : Sélectionnez le compte Arrondi.
- TVA : Laissez ce champ vide (pas de taxe sur cette ligne).
- Montant : Saisissez la différence (positive ou négative) nécessaire pour que le Total TTC d’Odoo soit identique à celui de votre document.
- Unités : Conservez l’Operating Unit et le Compte Analytique identiques aux autres lignes.
💡 Cette étape est indispensable pour que la comptabilité soit exacte et que votre remboursement ou paiement soit validé sans erreur.
¶ 🚀 Finalisation et Envoi
Une fois que toutes les informations sont saisies et que les montants correspondent parfaitement à votre justificatif :
- Cliquez sur le bouton Sauver en haut à gauche pour enregistrer vos modifications.
- Cliquez ensuite sur Demander validation (ou Soumettre).
Votre demande est alors envoyée aux vérificateurs de l’AGEPoly, qui feront leur possible pour la valider au plus vite ! N’oubliez pas que ce sont des étudiants, tout comme vous 