¶ 📑 Saisir une Facture Client sur Odoo
Vous devez envoyer une facture à une personne ou une entreprise pour qu’elle paie l’AGEPoly (par exemple pour une prestation, un sponsoring ou une vente) ? Voici la marche à suivre !
Rendez-vous sur odoo.agepoly.ch, puis naviguez dans Comptabilité > Factures Clients et cliquez sur Créer.
¶ 1. Informations du client et de la facture
- Client : Il s’agit de la personne ou de l’entreprise qui doit payer l’AGEPoly. Recherchez-la dans le menu déroulant.
- Si le client n’existe pas : Tapez son nom, et choisissez l’option Créer et modifier qui apparaît. Sélectionnez « Société » (ou « Particulier » s’il s’agit d’une personne physique), remplissez les informations nécessaires (notamment l’adresse pour que la facture soit valide), puis cliquez sur Sauver.
- Titre : Il doit décrire clairement la nature de la facturation et le contexte (ex: Facturation sponsoring pour le festival, Vente de billets événement X).
¶ 2. Sauvegarde et ajout de documents (Optionnel)
Une fois ces premières informations remplies :
- Cliquez sur Sauver.
- Sur la droite de l’écran, vous pouvez cliquer sur le petit trombone 📎 pour uploader (téléverser) un document annexe si nécessaire (par exemple un contrat signé, un devis validé, ou un justificatif d’accord).
¶ 3. Détails bancaires et dates
Maintenant que le document de base est sauvegardé, cliquez sur Éditer pour compléter les informations :
- Compte bancaire destinataire : Cette fois-ci, c’est le compte de l’AGEPoly qui va recevoir l’argent ! Vous n’avez pas le choix et il ne faut surtout pas en créer un nouveau, sélectionnez simplement le compte bancaire de l’association proposé.
- Date de facturation & Date comptable : Elles sont quasiment tout le temps identiques. Il s’agit de la date à laquelle vous émettez la facture.
- Date d’échéance : C’est la date limite à laquelle vous demandez à votre client de vous payer (souvent à 30 jours, selon vos accords).
- Devise : Par défaut en CHF. Si vous facturez dans une autre devise, changez-la.
- Operating Unit : Sélectionnez le nom de votre commission ou de votre équipe AGEPoly.
¶ 4. Ajouter les lignes de facture
Cliquez sur Ajouter une ligne de facture. Vous devez détailler ce que vous facturez à votre client.
- Libellé : Utilisez ce champ pour décrire précisément le contenu de la ligne facturée. Au lieu de laisser une référence générique, indiquez explicitement la nature de la prestation, par exemple : « Sponsoring Gold - Événement X », « Location de matériel sono » ou « Vente de 50 t-shirts ».
¶ Comment classer vos lignes ?
- Par Compte : Choisissez le compte de revenus correspondant à ce que vous facturez. Par exemple : un compte lié au Sponsoring, aux Ventes de boissons, ou aux Prestations de services.
- Par Taxes : Appliquez le bon taux de TVA
¶ 🚀 Finalisation et Envoi
Une fois que toutes les informations sont saisies et que les montants correspondent parfaitement à votre justificatif :
- Cliquez sur le bouton Sauver en haut à gauche pour enregistrer vos modifications.
- Cliquez ensuite sur Demander validation (ou Soumettre).
- Une fois la demande validée, il vous sera possible d’envoyer la facture directement par mail au destinataire, ou de générer le PDF et lui envoyer la facture par vos propres moyens !
Votre demande est alors envoyée aux vérificateurs de l’AGEPoly, qui feront leur possible pour la valider au plus vite ! N’oubliez pas que ce sont des étudiants, tout comme vous 